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どうもさげ子です。
新人さんの研修が終わったら、次はＯＪＴです。
ＯＪＴは基礎研修と比較して関わる人がかなり増えますね。
そんなＯＪＴのコツをまとめてみました。
参考記事：【基礎研修のコツ】
新人教育のコツ！研修トレーナーだった私が実践していた、たった５つの事！ - 年下旦那との日々
参考記事：【ビリギャルから学ぶ研修に必要な事】
ビリギャルに学ぶ！人材教育・新人研修の現場で必要な事８選。実は教えるより大事な事があった！ - 年下旦那との日々
ＯＪＴとは？
On-the-Job Training（オンザジョブトレーニング）の略です。
簡単に言えば、現場で実務に触れながら研修を行うのがＯＪＴです。
座学研修と違い、実務がメインになります。
この時期になると、ＯＪＴがアウトプットの形になりインプットの教育というのはかなり減少してきます。
このアウトプットの時期が新人さんにとって何よりも大事なのです。
教育担当がしなければいけないこと
ＯＪＴには様々な意味合いがあります。
- 研修の理解度・習熟度の確認
- 根本の解釈は正しいか？
- 頭に入りきっていない部分は自分の資料を見ることが出来ているか
- 現場社員・スタッフとのコミュニケーション
- トラブル時のフォロー
大きく分けてこれらの項目の内容をしっかり把握し、間違いがあれば早い段階で修正していかないといけません。そのため、ＯＪＴ担当者は新人さんに集中していく必要性があるのです。
新人さんが実践中は自分の仕事はしない
２人分の仕事を完璧に把握できるなら自分の仕事をしても問題ないのでしょうが、現実ではそうはいきません。例えば自分が電話対応中の時に、新人さんがトラブルになるとどうしようもありませんよね。これは絶対あってはなりません！
新人さんが対応中の時は新人さんに全てを集中することが大事。
集中してフォローしてもらえることで新人さんも安心しますし、何かあればすぐにフォローが可能です。
私の場合はとても仕事が多かったので、いつでも後回しに出来る仕事（例えば電話対応等を必要としない業務等）をしながら、新人さんの対応を見たり聞いたりしていました。
結果だけでなく、過程もチェックする
ＯＪＴ開始直後あたりは、出来上がった仕事の内容チェックだけでなく、出来上がるまでの過程も監視していました。新人さんにとっては賛否両論ですが、文字通り”一挙手一投足”抜かりなく…(笑)
これをすることによって、「苦手項目」はもちろんのこと「新人さんのクセ」や「短縮可能なプロセス」を確認することができます。
ここで座学研修だけでは明るみに出ない、ボロというか不足部分が明示されるわけです。例えば
- そもそものＰＣ操作（Ｆ７で一発カナ変換可能とかAlt+Tabでアプリ切り替えとか）
- 分からない場合の対応の仕方（すぐに聞く、自分の資料を確認する、フリーズする等）
- 資料や研修自体の不足
とくに分からない場合の対応については、新人さんの性格やクセがよく分かります。
フリーズするようなおとなしい性格の新人さんの場合は、ノリよく上手くモチベーションを上げて積極性を促す。（私の場合は出来るんやったら手上げるんやで！そう！元気に！そうそう！いい感じや！とか言ってノせてました。軽いノリでやってましたが、こういう明るさがないと周囲と打ち解けなかったりする子もいましたので＾＾；）
すぐに聞く子の場合は、新人のうちはいいけれど聞かなくても一人で出来るようにしていかないといけないので、メモや資料の充実を促す…などなど。
もしもここで研修自体に不足がある場合は、ＯＪＴ（教育）担当者での不足部分の再研修を行いましょう。初期研修とＯＪＴ担当が同じ場合は言葉や見方を変えて説明してみてください。
説明する人や言葉が変わることによって、はじめて理解出来ることもあります。再研修する際は、集中して行うようにしましょう。
また、ＯＪＴをする際に新人さんと自分自身を切り離して考える人も多いようです。それでは良質な社員・スタッフはいつまでも育成できません。
教育担当及びＯＪＴ担当は、新人さん＝自分が責任を取るべき部下という認識を持つべきでしょう。
現場内でコニュミケーションを取らせる
ＯＪＴの終了＝現場に入るという事になるので、その日を想定して周囲とコミュニケーションをとらせる必要があります。
例えば、自分以外に質問させてみたり、世間話に相性のよさそうな人を交えてみたり。
これは現場に入った時に、複数の人間に質問やフォローを依頼するための潤滑剤となります。
ＯＪＴ中、新人さんはＯＪＴ担当に依存の状態になっています。これが基礎研修とＯＪＴ担当が別々であれば現場に入った際の依存性は少なくなってくるのですが、同一担当者である場合、必ずと言っていいほど新人さんは教育担当に依存してしまいます。
こうなってしまうと困るのは現場に入ってからです。教育担当がいないと新人さんが誰にも聞けない、聞くのが怖いという風になってしまうこともありますし、手が離れているにも関わらず教育担当がフォローをすることになるので負担が一人に集中してしまいます。
これを防ぐためにも世間話からでいいので、新人さんを現場の輪の中に入れていくことが大事。そうすると、ゆくゆくは自分の負担も減りますから＾＾
まとめ！
- ＯＪＴ中は新人さんに心血を注ぐこと
- 新人さんを自分が責任を取るべき部下だと認識する事
- 教育だけでなく周囲に馴染ませること